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每天多两小时的工作术:学会事半功倍的「步骤思考」


2020-07-18


学会善用时间,就是投资自己,将时间分配到更有意义的地方。介绍给你时间安排的思考步骤,让自己能更从容面对工作!

先解决头部,再解决尾部

「射人先射马,擒贼先擒王。」─杜甫.《前出塞》之六

每天多两小时的工作术:学会事半功倍的「步骤思考」

所以正确的「步骤思考」应该如下:

步骤一

找出工作中的关键考量点(key concern)及关键人物。想要顺利推动计画,应该在拟定建议案之前,就先思考清楚:哪些要项是公司最在意的关键点?

哪些人应该列为「主要沟通名单」,先沟通! 哪些人列入「次要沟通名单」,到第二轮事情有方向或较细节与其有关时再沟通。其中,又以关键人物最为重要,是全案中具有关键性影响的人,比如说:拥有最后拍板定案、决定权的人或是构思最初发想者,这些所谓「关键人物」的看法往往也会左右全局,应该是你沟通对象名单中最优先请益、沟通的人。(推荐阅读:为什幺主管升他不升你?小细节决定升迁关键)

步骤二

先掌握真正具决定权「关键人物」的意向。既然关键人物可能左右事情的成败,就应该先设法确认清楚关键人物想要诉求的方向,特别是某些方案、章程、办法等,如果有牵涉到经费、工作时数等关键性元素或方向一定要先跟关键人物讨论过,了解其所能或愿意动用的经费预算后,并取得他的认同和共识,再依着沟通后的方向开始往下推行,进行相关细节的确认或拟定方案,才能切中要领。这也是落实执行力的成功要件之一。

步骤三

推动落实的步骤。很多时候,特别是原则性或关键性的问题,最后拍板定案的决策在于上层主管,所以当同仁们抓出工作的关键人物之后,应该要马上开始思考这个关键人物是否需要上级的决策? 还是自己有权限立刻推展? 如果这关键人物对公司是比较重要、关键性的部分,那就应该先跟上层主管沟通,确认这些关键考量点的可行性,等到大方向与策略确定以后,再继续之后的工作。

如果上层主管评估过后认为不可行,你也就不需要再多费心力,花时间研究底下细节。换言之,推动落实的步骤应该「由上到下」之后,才开始「由下往上」的流程,这些你都必须要当做思考的步骤,经过思考判断后选择当下你认为最有助于提升工作效益的方式进行。

步骤四

以「摘要」(summary)的方法向上沟通。最后,当你预计将一切计划向上呈报时,切记给上层主管的报告应该是摘要重点的形式,简单扼要地将重要的关键考量点条列出来,才能让上层主管快速地了解并和你讨论、做成决策,否则在主管忙碌行程中,你长篇大论的建议案很容易就会被暂时搁置在旁,直到主管比较有空的时候才能处理或也很可能就此忙忘了。

这就是「步骤思考」! 举凡工作中碰到任何事情都应该讲究「什幺才是顺利完成这件事的正确思维」,就像是,当你想要採购业务用车时,必须先向主管确认是否有编列预算? 公司目前营运状况是否允许动支该笔预算? 又比如说,当你想和某位客户做生意时,应该先找到「关键人物」,确认财务部或银行愿意放帐,有额度之后,才开始思考送样、合作模式等业务开发后续执行计画,以免忙了半天后,

到头来才发现根本没有预算或根本没有额度可用,既浪费人力、错失时间,又落得一场空。

先考虑根本问题,再考虑次要问题

所谓「蛇打七吋」,既然能掌握、关注于七吋的「根本问题」,当然也就易收事半功倍的成效,因为,「想要」是不全然等于「真正需要」! 所以必须进一步思考:哪些是会影响成效关键的「根本问题」? 哪些可能看似重要实际上却无伤大雅的「次要问题」,透过抽丝剥茧分析釐清后,才能把许多枝枝节节的次要问题拨开,暂时排除,而将焦点放在根本问题上,以免失焦作出错误的判断及决策。(一起看看:主管别做员工的保姆!好的领导从相信开始)

每天多两小时的工作术:学会事半功倍的「步骤思考」

以下就以应徵工作为例,或许大家能更清楚地了解何谓「先考虑根本问题,再考虑次要问题」。比方说,当你同时通过两家以上应徵工作,正面临是否要加入的关键时刻时,你该如何评估? 我建议你这时不妨透过下列图示中的问题来协助自己釐清。

  每天多两小时的工作术:学会事半功倍的「步骤思考」


注意这张图表上正确的反问与思考顺序:

所以,以上都应该归属于次要问题。反倒是第一至九项才应该更仔细地想想,以免本末倒置,影响了生涯发展的选择。而所有根本问题中,又以第三项最为重要,因为就算公司赚钱、永续发展,但是能否与公司利益均霑则取决于老闆的理念,老闆是否乐于与员工分享努力的成效才是关键的「头部」问题。如果老闆很吝啬,根本没有照顾员工的意愿,觉得所有获利都是私人的,并无分享的理念,那幺,就算公司赚钱、永续发展又与你何干? 依然不是一家可理想打拼的环境。除非你抱的想「从中学习」的决心。(你也会喜欢:做老闆肚里的蛔虫:他们不会告诉你的职场速成法)

所以相较于以上这些根本问题,上下班时间、年假、员工福利等细节规定,反倒是属于次要的问题,根本不必过于在意。

 



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